Rejestracja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Ma ona służyć przede wszystkim prawidłowemu określeniu ilości przepracowanych godzin i na ich podstawie ustaleniu wysokości wynagrodzenia oraz dni wolnych. Jak wygląda dziś jej prowadzenie?
Rejestracja czasu pracy – urządzenia
Urządzenia rejestrujące czas pracy (tzw. rejestratory) odnotowują każdorazowe wejścia i wyjścia poszczególnych pracowników na terenie firmy i przechowują je w swej pamięci, dając często możliwość zdalnego wglądu do tych danych oraz kopiowania ich. Jeszcze kilka lat temu wykorzystywany w tym celu sprzęt wiązał się z koniecznością podbijania kart, na których pojawiały się daty i godziny przekraczania progu firmy. Dziś rejestracja czasu pracy odbywa się zazwyczaj za pomocą czytników umiejscowionych przy wejściach na teren przedsiębiorstwa. Pracownicy identyfikowani są najczęściej poprzez karty zbliżeniowe albo odcisk palca. To drugie rozwiązanie jest z pewnością korzystniejsze ze względu na eliminację ewentualnych prób oszustwa w tym zakresie. Oczywiście poza czytnikiem wymagana jest również jednostka centralna, czyli kontroler, którym zarządza administrator.
Ewidencja czasu pracy
Wiele współczesnych urządzeń, dzięki którym możliwa jest rejestracja czasu pracy, posiada opcję tworzenia raportów z wszystkich monitorowanych zdarzeń. W ten sposób prowadzenie wymaganej ewidencji jest znacznie łatwiejsze, ponieważ otrzymany raport pokazuje niezbędne do tego dane, jak m.in. czas pracy, nieobecności (w tym również nieusprawiedliwione), a także spóźnienia i odpracowania wolnych godzin lub dni.
Jeżeli weźmie się pod uwagę przepisy, to łatwo zauważyć, że brak w nich precyzyjnego określenia, w jakiej postaci ma być wykonywana rejestracja czasu pracy. Pojawia się za to pojęcie „karty ewidencji czasu pracy”, co oznacza, że opcja jedynie elektroniczna może nie być wystarczająca. Zaleca się więc, aby rejestr taki miał również tradycyjną formę fizyczną, papierową, np. jako wydruk wersji elektronicznej, który w każdej chwili można okazać zatrudnionemu lub inspektorowi podczas kontroli.
