Porządek na biurku firmowym nie jest wyłącznie kwestią estetyki. Regularne sprzątanie przestrzeni pracowniczej ma bardzo istotny wpływ na zachowanie bezpieczeństwa danych osobowych. Zgodnie z RODO, ich przetwarzanie powinno być organizowane w sposób służący obywatelom oraz zapewniający odpowiednią ochronę. Polityka czystego biurka ma szczególne znaczenie w działach personalnych, gdzie dostęp do danych osobowych jest bardzo powszechny.
Zarządzanie dokumentami
Wszystkie dokumenty zawierające dane podlegające ochronie muszą być przechowywane na biurkach w takich sposób, aby nie mogły uzyskać do nich dostępu osoby nieuprawnione. Nośniki informacji o takim charakterze nie powinny być też rozpowszechniane. Jeżeli dokumenty zawierające chronione dane osobowe wydrukowane zostały w nadmiernej ilości, należy je zniszczyć w sposób uniemożliwiający identyfikację treści. Pod żadnym pozorem nie można pozostawiać ich na biurku bez żadnego nadzoru.
Praca przy komputerze
Konieczność ochrony danych osobowych pozostaje bardzo istotna także podczas pracy przy komputerze. Monitor powinien być ustawiony na biurku w taki sposób, aby nieuprawnione osoby nie miały możliwości wglądu w wyświetlane na nim dane. Hasła pozwalające na zalogowanie się do systemu firmowego nie mogą być przechowywane na powierzchni biurka lub w innym miejscu ogólnie dostępnym. Przed zalogowaniem do systemu wskazane jest ponadto zyskanie pewności, że w pobliżu nie znajdują się żadne osoby lub urządzenia nagrywające, które mogłyby zarejestrować lub w inny sposób pozyskać hasło dostępu.
Spełnianie wymogów RODO
O regularnym sprzątaniu biurka warto pamiętać. W razie konieczności, można skorzystać z usług kompetentnej firmy oferującej kompleksowe sprzątanie biurowców. W przypadku złamania zasad wynikających bezpośrednio z RODO, karą może być grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności. Jeżeli winę ponosi niefrasobliwy pracownik, jego pracodawca może być zobowiązany do zapłaty nawet kilkuset tysięcy złotych grzywny.
