Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie można oszczędzać zarówno czas, jak i pieniądze. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie takiego rozwiązania.
Rozwój nowoczesnych technologii dotyka nas na co dzień, także w sferze biznesowej. Widać to w szczególności po większym udziale komputerów w firmach. Są one wykorzystywane na szereg sposobów, w tym głównie do nowoczesnego oprogramowania biznesowego.
Skupmy się jednak na jednym obszarze, a mianowicie na elektronicznym obiegu dokumentów. Na czym dokładnie polega taki obieg dokumentacji i jakie są jego główne zalety?
Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest?
Pod pojęciem elektronicznego obiegu dokumentów ukrywa się oprogramowanie skoncentrowane na automatyzacji obiegu dokumentów w formie elektronicznej.
Wówczas zamiast papierowych dokumentów mamy do czynienia z ich wersją elektroniczną, która ułatwia nie tylko ich przechowywanie, ale także przesyłanie oraz porządkowanie.
W ramach elektronicznego obiegu dokumentów mogą być przesyłane:
- faktury,
- zestawienia,
- wnioski,
- projekty,
- arkusze kalkulacyjne,
- notatki,
- e-maile,
- oraz innego rodzaju dokumenty.
Zatem w ramach elektronicznego obiegu dokumentów można przesyłać różne pliki. Warto przy tym zaznaczyć, że systemy tego rodzaju mają zastosowanie nie tylko w biznesie, ale przykładowo dostępny jest też system dystrybucji dokumentów dla rady. To zatem wszechstronne rozwiązanie dla różnych obszarów.
Co zyskujemy dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów niesie ze sobą szereg różnych korzyści, dlatego wdrożenie takiego systemu warto traktować jak przyszłościową inwestycję.
- Dokumentacja w jednym miejscu – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów wszystkie ważne pliki mogą być przechowywane w jednym miejscu, aby ich znalezienie było jeszcze prostsze.
- Łatwe wyszukiwanie dokumentów – odpowiednie oznaczenia dokumentów pozwalają na natychmiastowy dostęp do nich w całej bazie.
- Uporządkowanie przestrzeni – dokumenty elektroniczne nie tylko zajmują mniej miejsca, ale również ich utrzymanie w porządku jest o wiele prostsze.
- Dostęp do dokumentacji – nowoczesne systemy pozwalają na wyznaczenie pozwoleń dostępu do dokumentacji dla poszczególnych pracowników, a tym samym na określenie, kto korzystał w danym momencie z dokumentów.
- Zmniejszone ryzyko zagubienia czy uszkodzenia dokumentów – przechowywane w postaci elektronicznej dokumenty są mniej narażone na utratę.
